Text 3

Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast
Published: June 14, 2008

SAN FRANCISCO — The onslaught of cellphone calls and e-mail and instant messages is fracturing attention spans and hurting productivity. It is a common complaint.
Some of the biggest technology firms, including Microsoft, Intel, Google and I.B.M., are banding together to fight information overload. Last week they formed a nonprofit group to study the problem, publicize it and devise ways to help workers — theirs and others — cope with the digital deluge.
Their effort comes as statistical and anecdotal evidence mounts that the same technology tools that have led to improvements in productivity can be counterproductive if overused.
The big chip maker Intel found in an eight-month internal study that some employees who were encouraged to limit digital interruptions said they were more productive and creative as a result.
Intel and other companies are already experimenting with solutions. Small units at some companies are encouraging workers to check e-mail messages less frequently, to send group messages more judiciously and to avoid letting the drumbeat of digital missives constantly shake up and reorder to-do lists.
A Google software engineer last week introduced E-Mail Addict, an experimental feature for the company’s e-mail service that lets people cut themselves off from their in-boxes for 15 minutes.
Jonathan Spira, chief analyst at the research firm Basex and a member of the new group’s board, said the companies realized they faced a monster of their own creation. He pointed to a Silicon Valley maxim that companies should “eat their own dog food,” meaning they should make use of their own innovations.
“They’re realizing they’re eating too much,” Mr. Spira said.
Many people readily recognize that they face — or invite — continual interruption, but the emerging data on the scale of the problem may come as a surprise.
A typical information worker who sits at a computer all day turns to his e-mail program more than 50 times and uses instant messaging 77 times, according to one measure by RescueTime, a company that analyzes computer habits. The company, which draws its data from 40,000 people who have tracking software on their computers, found that on average the worker also stops at 40 Web sites over the course of the day.
The fractured attention comes at a cost. In the United States, more than $650 billion a year in productivity is lost because of unnecessary interruptions, predominately mundane matters, according to Basex. The firm says that a big chunk of that cost comes from the time it takes people to recover from an interruption and get back to work.
Companies are also realizing that there is money to be made in helping people reduce their digital gluttony. Major corporations around the world are searching for ways to keep software tools from becoming distractions, said John Tang, a researcher at I.B.M., who is a member of the new group.
“There’s a competitive advantage of figuring out how to address this problem,” Mr. Tang said. He said that there was “a certain amount of irony” in the fact that the solutions are coming from the very companies that built the digital systems in the first place.
The introspection in Silicon Valley comes with defensiveness, judging from conversations with those involved. Digital communications are sacrosanct, the tools of the revolution, so the criticisms of them are merely a path to thinking about how they can be done better. And, of course, the solution to the technology problem is simply more and better technology.
Outside the working group, the participating companies, like I.B.M., are already devising ways to contain the digital flow.
The E-Mail Addict feature in Gmail is more of a blunt instrument. Clicking the “Take a break” link turns the screen gray, and a message reads: “Take a walk, get some real work done, or have a snack. We’ll be back in 15 minutes!”
Michael Davidson, the engineer who created the feature, said the idea for it came after he was talking to friends about the constant temptation to check e-mail messages.
“I coded up this feature that lets you say, ‘I don’t have self-control, so I’d like to shut down my mail for a little while,’ ” he said. (Those who find they are truly addicted can cheat by hitting the escape key.)
 There is a vernacular forming around information overload. Silicon Valley denizens speak of “e-mail bankruptcy,” or getting so far behind in responding to e-mail messages that it becomes necessary to delete them all and start over. Another relatively new term is “e-mail apnea,” coined by the writer Linda Stone, which refers to the way that people, when struck by the volume of new messages in their in-boxes, unconsciously hold their breath.
But the problem, researchers say, is not just volume but also etiquette. Bad actors hit “reply all” on a message instead of responding to an individual, or forward jokes to big groups. Some say the problem has a psychological dimension in that e-mail messages provide an insidious feedback loop.
“We are hunter-gatherers at the core,” said Tony Wright, chief executive of RescueTime, who is also a member of the new nonprofit group. “We open e-mail and hit ‘send and receive’ to see if something interesting has come in.”
Members of the new organization, called the Information Overload Research Group, planned to have their first meeting in July in New York.
The group plans to seek solutions, both cultural and technological.
For its part, Intel started two experiments last September with 300 engineers and other employees at a chip design group based in Austin, Tex., and with some team members in Chandler, Ariz. In the first experiment, employees had four hours on Tuesday mornings when they were encouraged to limit both digital and in-person contact.
Laminated cards were made up announcing “quiet time” and attached to cubicles. But within a few weeks the workers found the system too restrictive, and the cards seemed like something from grade school.
The cards came down, and some employees started to use e-mail messages, though judiciously and with more awareness of their habits, while others continued the stricter regimen, said Brad Beavers, the Austin site manager.
In a survey, nearly three-quarters of participants said the quiet time routine should be extended to the rest of the company.
“It’s huge. We were expecting less,” said Nathan Zeldes, an Intel engineer who led the experiments and who for a decade has been studying the impact of technology on productivity. “When people are uninterrupted, they can sit back and design chips and really think.”
In the other experiment, called “zero e-mail Fridays,” the goal was to encourage employees to favor face-to-face communication. Mr. Beavers said employees liked the idea in theory, but they continued to send e-mail messages, finding them essential.
Just 30 percent of employees endorsed the program, but 60 percent recommended it for wider use at Intel, with modifications.
“We’re trying to address the problem that people get so addicted to e-mail that they will send an e-mail across an aisle, across a partition, and that’s not a good thing,” he said.


стремительная атака, нападение

attention spans

объем внимания


ломать, нарушать

hurt productivity

вредить производительности




рекламировать, сообщать, уведомлять


разрабатывать, продумывать


поток, шквал, потоп


построенный на наблюдениях


приводящий к обратным результатам



chip maker

производитель микросхем


благоразумно, рассудительно


барабанный бой, ураганный огонь


письмо, послание


аксиома, афоризм, изречение

on average

в среднем

predominately mundane

преимущественно земной, приземленный, обычный


большое количество чего-л.



figure out

понимать, постигать


самоанализ, самонаблюдение




священный, неприкосновенный


содержать, включать в себя


тупой, грубоватый


народный, национальный, общеупотребительный


обитатель, житель, представитель

start over

начинать снова


апноэ (кратковременная задержка/остановка дыхания)

coined by

изобретенный, придуманный

struck by the volume of new messages

пораженные количеством новых сообщений

psychological dimension

психологический аспект


хитрый, коварный

feedback loop

«петля/цепь обратной связи»




ограничивающий, ограничительный

grade school

начальная школа




подтверждать, одобрять, поддерживать, рекомендовать



across an aisle

через ряд

Потерявшиеся в электронной почте. Технологические компании сталкиваются с ими же созданным «чудовищем»

Шквал звонков с мобильных телефонов, поток электронных писем и мгновенных сообщений отвлекает внимание и снижает производительность труда. Это общая жалоба.
Несколько крупнейших технологических корпораций, включая «Майкрософт», «Интел», «Гугл» и «АйБиЭм», объединяются, чтобы бороться с информационными перегрузками. На прошлой неделе они создали некоммерческую организацию, чтобы заявить об этой проблеме, изучить ее и найти способ помочь работникам – своим и чужим – справляться с потоком информации.
Анализ, проведенный с помощью данных, основанных на статистике и наблюдениях, показал, что те же самые технические приспособления, призванные увеличить работоспособность, могут привести к противоположным результатам, если ими злоупотреблять.
Крупный производитель микросхем корпорация «Интел» в ходе 11-месячного исследования внутри компании обнаружила, что некоторые работники, вынужденные ограничить себе доступ к электронным сообщениям, отмечали, что в результате они стали более собранными и изобретательными. «Интел» и другие компании уже экспериментируют с вариантами решения этой проблемы. Небольшие отделы в некоторых компаниях поощряют рабочих реже проверять почту, благоразумнее отправлять сообщения в групповые чаты и избегать того, чтобы поток электронных сообщений засорял или путал рабочую почту.
Инженер по программному обеспечению «Гугл» на прошлой неделе представил экспериментальную программу “E-mail Addict”, созданную для почтовой службы компании, которая позволяет людям отключаться от ящиков входящих сообщений на 15 минут. Джонатан Спира – главный аналитик исследовательской фирмы Басекс и член правления только что созданной группы, заявил, что компании осознают, что столкнулись с их же собственным монстром. Он обратил внимание на афоризм, придуманный в Силиконовой Долине, о том, что компании должны «играть на собственном поле» («вариться в своем котле»), имея в виду, что они должны использовать собственные инновации. «Они осознают, что их аппетит чрезвычайно велик» - добавил Спира.
Многие люди осознают, что сталкиваются – и даже приветствуют -  с постоянными помехами в работе, однако появившиеся данные по этой проблеме могут показаться неожиданными. Согласно подсчетам, проведенным компанией RescueTime, занимающейся анализом привычек пользователей, среднестатистический работник в сфере информационных технологий, который проводит за компьютером весь день, открывает почтовую программу больше 50 раз и использует мгновенные сообщения 77 раз в день. Компания, которая получает данные от 40 000 пользователей, отслеживая их программное обеспечение, выяснила, что в среднем работник в течение дня посещает 40 веб-сайтов.
Ценой за это становится потеря концентрации внимания. По данным Басекс в США за год компании терпят убытки более 650 миллиардов долларов из-за ненужных помех, обычно связанных с делами, не имеющими отношения к работе. Компания заявляет, что львиную долю этих потерь составляет время, которое необходимо человеку, чтобы вернуться к работе после перерыва.
Компании также осознают необходимость крупных затрат, чтобы помочь людям преодолеть их информационный голод. Джон Танг – исследователь в компании «АйБиЭм» и член новой группы, заявил, что «крупнейшие корпорации по всему миру задумываются над тем, как не превратить программное обеспечение в новые источники помех». «Та компания, которой удастся решить эту проблему, получит конкурентное преимущество». «Есть доля иронии в том, что решить эту проблему пытаются как раз те компании, которые ставят цифровые технологии во главу угла».
Судя по репликам тех, что вовлечен в процесс, внутреннее исследование в Силиконовой Долине началось от необходимости самозащиты. Информационные технологии – неприкосновенны, это инструменты революции, поэтому критиковать их - значит попросту думать, как их усовершенствовать. Вне рабочей группы компании-участники, например АйБиЭм, уже ищут пути, как сдержать информационный поток.
Программа E-Mail Addict в ГуглМэйл достаточно проста. Щелкнув по ссылке «Сделать перерыв», пользователь видит серый экран и сообщение: «Прогуляйтесь, займитесь чем-нибудь полезным или перекусите. Мы вернемся через 15 минут»
Майкл Дэвидсон, инженер, разработавший программу, говорит, что идея ее создания пришла к нему после разговора с друзьями о постоянном искушении проверить почту. «Я создал программу, которая позволяет вам сказать: Мне не хватает силы воли, поэтому я ненадолго закрою свою почтовую программу». Те же, кто действительно не может с собой совладать, могут обмануть систему, нажав клавишу Escape».
Существует множество мнений относительно информационных перегрузок. Представители Силиконовой Долины говорят о «несостоятельности электронной почты», поскольку пользователи заходят так далеко, отвечая на письма, что становится необходимым удалить их и начать снова. Другой относительно новый термин – «e-mail апноэ», предложенный писательницей Линдой Стоун, имевшей в виду людей, которые, поразившись количеством новых электронных посланий в почтовом ящике, неосознанно задерживают дыхание.
Проблемой, по словам исследователей, является не только объем сообщений, но и этика. Несознательные пользователи нажимают «Ответить всем» вместо того, чтобы ответить одному человеку, или пересылают шутки большим группам пользователей. Некоторые отмечают, что проблема имеет и психологический аспект, поскольку электронные письма обеспечивают коварную «петлю обратной связи». Тони Райт – исполнительный директор компании Rescue Time и член новой некоммерческой рабочей группы, говорит: «В душе мы все охотники-собиратели, мы открываем почту и нажимаем «Отправить/получить», чтобы посмотреть, не пришло ли что-нибудь интересное».
Члены новой организации, получившей название «Группа по исследованию информационных перегрузок», планировали провести первую встречу в июле в Нью-Йорке. Группа планирует искать как культурные, так и технологические решения проблемы. Компания «Интел», со своей стороны, в прошлом сентябре провела 2 эксперимента с группой из 300 инженеров и других работников в дизайнерском отделе по разработке микросхем в Остине, Техас, и в Чандлере, Аризона. В первом эксперименте работники имели ограниченный доступ к личным и онлайн-контактам по 4 часа во вторник утром. Для них были сделаны ламинированные карточки, обозначавшие «время тишины» и прикрепленные к рабочим местам. Однако через несколько недель эта система показалась работникам слишком строгой, а карточки – элементом из начальной школы. По словам менеджера веб-сайта в Остине Брэда Биверса: «Карточки были отменены., и некоторые работники снова начали пользоваться электронными сообщениями, правда делали это уже более благоразумно и исходя из собственных привычек, в то время как остальные продолжали работать в более строгом режиме». Согласно опросу, почти 3 четверти участников заявили, что «режим тишины» нужно распространить по всей компании. «Это много. Мы ожидали меньшего отклика»,  - говорит Натан Зелдес, инженер компании Интел, который проводил эксперименты и в течение десяти дней изучал влияние инф. технологий на производительность труда. «Когда люди не прерываются, они могут спокойно сидеть и создавать микросхемы, действительно думать». Целью другого эксперимента, названного «пятницы без эл. почты», было вдохновить людей поддерживать общение лицом к лицу. Мр. Биверс отметил, что теоретически эта идея работникам понравилась, однако они продолжали отправлять сообщения, считая это необходимым. Только 30% работников поддержали эту программу, а 60% рекомендовали, с некоторыми изменениями, более широко использовать ее в компании Интел.
«Мы пытаемся решить проблему, почему люди становятся настолько одержимыми электронной почтой, что готовы отправлять письма, несмотря на все преграды, а это не хорошо» - отметил Биверс.